Warum einen Personalberater einschalten?
Während der Suche nach einem geeigneten Kandidaten für eine zu besetzende Stelle gilt es folgendes Szenario zu vermeiden: Über Monate hinweg bleibt die Stelle unbesetzt. Das wirkt sich negativ auf Ihr Tagesgeschäft aus und bindet schlimmstenfalls die wertvolle Zeit Ihrer derzeitigen Mitarbeiter. Woran kann es liegen, dass die Vakanz bestehen bleibt? Vielleicht ist der Fachkräftemangel Schuld daran, dass Sie unterbesetzt sind. Oder das Anforderungsprofil ist unrealistisch.
Was soll geschehen, wenn die Vakanz nach Monaten noch immer besteht? Sie schalten Inserate in Zeitungen, machen Hinweise auf der eigenen Webseite und investieren in die Veröffentlichung auf Online-Jobbörsen und die erhofften Bewerber bleiben trotzdem aus? Personalvermittler oder -berater können Ihnen in dieser Situation helfen. Sie nutzen nicht nur Ausschreibungen im Netz, in Printmedien oder im Social Media, sondern gehen auch in die Offensive: Sie sprechen Kandidaten aktiv an. Diese Berater und Vermittler schlagen viele verschiedene Wege ein und verfügen meist über ein großes Netzwerk an Kontakten.
Regel 1: Auf die Erfahrung achten
Die erste Regel, die man bei der Personalberaterwahl beachten sollte, klingt nach einer Selbstverständlichkeit, wird aber trotzdem gern vergessen. Es sollte darauf geachtet werden, dass der Personalberater oder auch die Personalberaterfirma (je nachdem wie viele Vakanzen Sie zu besetzen haben) erfahren genug ist. Ein guter Berater hat mindestens ein paar Jahre Erfahrung, hat bestenfalls vorher in einer Personalberaterfirma gearbeitet und inzwischen ein großes Netz an Kontakten aufgebaut.
Qualifizierte Berater erkennt man unter anderem auch daran, dass sie sich auf eine Branche spezialisiert haben. Erst dann stimmt die Qualität wirklich. Denn dann kann sich der Personalberater, auch gerade beim Erstellen von Stellenanzeigen, ganz auf die Branche einstimmen und spricht somit die richtige Zielgruppe an.
Regel 2: Branchenkenntnisse hinterfragen
Hat der Personalvermittler oder -berater bereits Erfahrungen gesammelt, bei der Besetzung vergleichbarer Stellen? Über welche Branchenkenntnisse verfügt er oder sie? Noch wichtiger ist es, herauszufinden, inwieweit der Berater schon vergleichbare Positionen vermittelt hat. Und natürlich auch, dass der Personalberater ein Kontaktnetzwerk aufgebaut hat und in Verbindung mit Entscheidungsträgern und Verbänden der jeweiligen Branche steht.
Regel 3: Prüfen, ob der HR-Consultant zu Ihnen passt
Fragen Sie sich, wie Sie sich als Unternehmen dem Bewerber gegenüber präsentieren wollen. Dann suchen Sie einen Berater, der durch seine Erscheinung ihr Unternehmen repräsentieren kann. Sie haben dadurch Einfluss darauf, was für Kandidaten der Personalvermittler auswählen wird. „Gleich und gleich gesellt sich gern“, heißt es doch so schön. Ein Personalberater, der wie geleckt und geschniegelt aussieht, wird Ihnen also wahrscheinlich nicht das passende Personal für ihr Kreativ-Start-Up beschaffen können. Wichtig ist ja vor allem, dass der Bewerber ins Unternehmen passt. Suchen Sie also einen Berater, der Ihr Geschäftsmodell und Ihre Unternehmensphilosophie versteht und sich mit Ihrer Unternehmenskultur auseinandersetzt. Das führt uns zu Regel Nr. 4.
Regel 4: Checken, ob der Personalberater Interesse an Ihren Unternehmenswerten hat
Ein HR-Consultant der sich nicht genügend mit Ihrem Unternehmen auseinandersetzt, ist keine gute Unterstützung. Sie brauchen jemanden der nachfragt und Interesse daran zeigt, wie Sie bis jetzt rekrutiert haben. Der optimale Berater nimmt nicht zu viele Suchaufträge gleichzeitig an und konzentriert sich deshalb umso mehr auf Ihre Anfrage. Einen guten Consultant erkennen Sie auch daran, dass er nicht sofort nachdem Sie ihn engagiert haben, eine große Menge an Kandidaten aus der Tasche zieht. Der Prozess den ein Personalberater mit den Bewerbern durchgeht, ist langwierig und beinhaltet im besten Fall – neben Telefonaten – ein Kennenlerntreffen. Seien Sie also misstrauisch, wenn Ihnen wenige Tagen nach Erstellen des Suchauftrags schon zehn Kandidaten vorgeschlagen werden. Dies kann nur erfolgen, wenn der Personalberater über ein Personalberater-Netzwerk oder einen großen Talent-Pool verfügt. Unabhängig davon sollte der Personalvermittler eine Vorauswahl treffen und Ihnen nur geeignete Kandidaten vorstellen. Darauf bezieht sich unsere Regel Nr. 5.
Regel 5: Das Angebotsportfolio überprüfen
Ein guter Personalberater sichtet die Bewerbungsunterlagen potentieller Kandidaten gründlich und überprüft gegebenenfalls die in der Bewerbung angegeben Referenzen. Außerdem gleicht er die beigefügten Zeugnisse mit dem Lebenslauf ab. Einen guten Berater oder Vermittler erkenn Sie auch daran, dass er Ihnen die Option gibt dabei zu sein, wenn Sie den vorgeschlagenen Kandidaten das erste Mal treffen. Denn dort kann er eine vermittelnde Rolle einnehmen, wie in Regel sechs erklärt wird.
Regel 6: Vermittlungsfähigkeiten testen
Ein guter Personalberater kann zwischen Ihren Bedürfnissen und denen des Bewerbers vermitteln. Es kann immer vorkommen, dass der Bewerber oder das Unternehmen unrealistische Vorstellungen über Gehaltsvorstellungen oder Arbeitszeiten haben. In so einem Fall ist es nicht ratsam, eine der beiden Seiten so lange unter Druck zu setzen, damit schließlich eine mit ihren Forderungen nachgibt. Die Seite, die das Eingeständnis gemacht hat, wird spätestens nach ein paar Wochen enttäuscht darüber sein, dass die eigenen Bedürfnisse hintenanstehen. In solchen Fällen wird ein guter HR-Consultant eine Lösung finden, mit der beide Seiten glücklich sind. Ganz nebenbei: Damit am Ende wirklich alle Beteiligten zufrieden sind, sollte auch der Personalberater entsprechend vergütet werden.
Regel 7: Konditionen klären
Klären Sie, welche Leistungen des Consultants im Angebot enthalten sind. Deckt er mit seiner Provision auch die Veröffentlichung von Stellenanzeigen ab, für die Kosten anfallen oder schreibt er/sie Ihnen dann eine extra Rechnung? Wenn es um die Verhandlung von Konditionen geht, können wir Ihnen noch einen kleinen Tipp an die Hand geben: Jeder Berater hat seinen eigenen Provisionssatz. Dieser ist jedoch meist noch verhandelbar wenn er mehr als zwei Monatsgehälter beträgt. Probieren Sie also Ihr Glück und fragen Sie nach (Dabei allerdings nicht den letzten Satz aus Regel 6 vergessen). Außerdem ist zu beachten, dass größere Personalberaterfirmen meist teurer sind als kleinere. Wenn Sie dem Berater zeigen wollen, wie wichtig es Ihnen ist, dass die offene Stelle besetzt wird, empfiehlt es sich eine kleine Anzahlung, als eine Art Aufwandsentschädigung, zu zahlen. Daran erkennt der Personalberater, dass Sie es ernst meinen und nicht unbedingt noch zehn weiteren Personalberatern den gleichen Suchauftrag gegeben haben.
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