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Datenschutz bei Online-Bewerbungen

Das Risiko lauert in der „Bewerbung@“-Email

Kleine- und mittelständische Unternehmen haben oft Probleme mit dem Datenschutz bei Online-Bewerbungen, ohne dass es ihnen bewusst ist.

Viele Unternehmen suchen händeringend nach Fachkräften, sie veröffentlichen Stellenausschreibungen auf ihrer Firmenhomepage. Entweder als eine Unterseite oder als ein Link auf eine PDF-Datei. Doch was fast alle diese Seiten gemein haben ist das untere Ende der Ausschreibung. Nach dem halbmotivierten Satz „…dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung“ kommt auch schon das wahre Problem: Die „Bewerbung@“- Emailadresse an die Bewerber Ihren Lebenslauf, Anschreiben, Bewerbungsbilder, Zeugnisse und Zertifikate senden sollen.

Doch was passiert dann mit den eingehenden Bewerbungen per Mail?

Nachdem die Mail im Postfach der Personalabteilung, des Sekretariats oder sogar des Geschäftsführers eingegangen ist muss diese (und alle folgenden Bewerbungen) jeweils manuell bearbeitet werden. Dazu werden Tabellen erstellt, in die man jeden einzelnen Bewerber einträgt, Ordner auf dem Rechner oder auf den Servern angelegt und die Anhänge zu speichern, die Unterlagen werden ausgedruckt, per Mail an Kollegen weitergeleitet… und so weiter…

Es wird eine riesige Datenspur mit jeder einzelnen Bewerbung von jedem einzelnen Bewerber erzeugt, die im Normalfall nicht mehr zu entfernen ist! Der Datenschutz bei Online-Bewerbungen wird oftmals komplett vernachlässigt, wenn nicht sogar missachtet.

Kennen Sie die Anforderungen zum Datenschutz bei Online-Bewerbungen?

Können Sie alle Bewerberdaten, überall, zum richtigen Zeitpunkt automatisch löschen?

Die Antwort lautet im Regelfall: Nein!

Doch genau dazu sind Sie nach dem Bundesdatenschutzgesetz verpflichtet:  Eine gerechtfertigte Aufbewahrungsfrist liegt bei ca. 3 Monaten. In diesem Zeitraum hat das Unternehmen im Regelfall ausreichend Gelegenheit, ein Bewerbungsverfahren ordnungsgemäß durchzuführen. Anschließend müssen alle Mails, Dateien und Datenbankeinträge sicher gelöscht, und Papierunterlagen in einem Reißwolf entsorgt werden.

Alle Unterlagen, Dateien und Notizen sind nach spätestens 3 Monaten zu löschen oder zu vernichten!

Möchten Sie als Unternehmen die Bewerbungsunterlagen Ihrer Kandidaten länger aufbewahren, so müssen Sie sich die Zustimmung jeweils schriftlich von den Bewerbern einholen. Entweder erfolgt die Zustimmung proaktiv durch den Bewerber, indem dieser bestätigt, dass die Unterlagen auch für einen möglichen späteren Zeitpunkt zum Kontakt genutzt werden dürfen – oder eben auf Nachfrage durch den Arbeitgeber mit einer schriftlichen Erlaubnis.

Doch warum setzen sich so viele Unternehmen diesem Risiko und diesem manuellem Mehraufwand aus?

Wir konnten uns das Problem mit dem Datenschutz bei Online-Bewerbungen, als Ergebnis unserer Analysen und Umfragen, nur mit Unkenntnis über die Nutzbarkeit moderner Recruiting-Systeme erklären.

Viele kleine- und mittelständige Unternehmen kennen die Möglichkeiten der digitalen Personalbeschaffung nicht, oder denken, dass es für sie als kleines Unternehmen ja zu teuer oder aufwendig sein würde solche Systeme zu nutzen.

Mit online Mietsoftware rechtlich sicher und preiswerter die richtigen Mitarbeiter finden!

Versetzen wir uns mal in einen Arbeitgeber der mit einem E-Recruiting-Tool neue Mitarbeiter findet und automatisch den Datenschutz bei Online-Bewerbungen beachtet…

  • Er veröffentlicht mit wenigen Klicks die Stellenausschreibungen auf seiner Homepage, in seinem persönlichen Recruiting-Netzwerk und auf Facebook.
  • Bewerber finden die Ausschreibung und bewerben sich direkt über das Bewerbungsformular, inklusive der Bestätigung der Datenschutzbestimmungen.
  • Alle personenbezogenen Daten und Dateien die der Bewerber übermittelt hat werden direkt in dem online Recruiting System gespeichert und aufbereitet.
  • Der Arbeitgeber oder der Personaler bekommt eine Mail, aus der hervorgeht, dass eine neue Bewerbung eingegangen ist. (Natürlich enthält diese Mail keine personenbezogenen Daten!)
  • Nach der Anmeldung in dem online Personalmanagement System können alle aufbereiteten und bereits sortierten Bewerberdaten eingesehen, Bewerber miteinander verglichen und bei Interesse auch kontaktiert werden.
  • Der gesamte Einstellungsprozess kann, genauso wie Notizen oder interne Bewertungen, zu dem jeweiligen Bewerber gespeichert werden.
  • Kollegen oder Vorgesetzte können in das System zu dem jeweiligen Bewerber eingeladen werden, damit diese die Unterlagen ebenfalls prüfen, und eine Meinung abgeben können.
  • Die gesamte Kommunikation mit den jeweiligen Kandidaten erfolgt datenschutzkonform aus dem System heraus.
  • Sollte der Bewerber nicht geeignet sein, kann er ebenfalls aus den System heraus abgesagt und mit einem Klick gelöscht werden.

Einfacher und sicherer kann man heutzutage die Personalbeschaffung nicht organisieren, als mit einem E-Recruiting System wie dem Connectoor.

Informieren Sie sich jetzt, wie auch KMU´s einfach, sicher und preiswert dem Datenschutz bei Online-Bewerbungen gerecht werden können.

Bei Rückfragen stehen Ihnen unsere Kollegen gerne zur Verfügung.

… oder testen Sie es doch gleich selber, wie einfach die digitale Personalbeschaffung mit dem Connectoor ist. Gerne lade ich Sie ein,  den Connectoor 14 Tage kostenlos und unverbindlich zu testen.

Ihr Oliver Reinsch