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Checkliste
Datenschutz in der Personalbeschaffung
Was muss ich beim Datenschutz im Recruiting beachten
Was sind die drei wichtigesten DSGVO Anforderungen an die Speicherung Ihrer Bewerberdaten.
Wie kann ein Recruiting Tool Ihnen helfen langfristig und rechtssicher Bewerberdaten und Talente zu speichern.
Einhaltung des Datenschutzes in der Personalwirtschaft
Lassen Sie sich jetzt die DSGVO Checkliste für Ihr Unternehmen kostenlos zuschicken...
- Kostenlos
- Kein Spam
- Keine Datenweitergabe
- Erstellt von RA Guido Kluck LL.M.
Die Informationen werden für Sie von Rechtsanwalt Guido Kluck, LL. M. und dem Connectoor E-Recruiting System bereitgestellt. Nutzen Sie diese Chance und informieren Sie sich jetzt kostenlos über die wichtigsten Änderungen zum DSGVO im Personalwesen.
Im Bild links: Oliver Reinsch CEO jobEconomy
rechts: RA Guido Kluck LL.M.
DSGVO für mittelständische Unternehmen
- Für wen gilt die DSGVO?
- Auskunftsrecht der Betroffenen
- Aktive Einwilligung in die Datenverarbeitung
- Ablage von Bewerbungsunterlagen
- Recht auf vollständige Löschung von Daten
Als Online Personalberatung und Dienstleister für die Verarbeitung personenbezogener Daten hat der Datenschutz bei uns einen besonders hohen Stellenwert. Aus diesem Grund sind wir sehr glücklich, dass unser Rechtsanwalt Guido Kluck, LL.M. sich nicht nur um die Datenschutzbelange unseres Unternehmens kümmert, sondern auch noch das Buch "DSGVO für Unternehmer" schrieb. Das besondere an diesem Buch ist, dass es nicht für Juristen, sondern für Unternehmer geschrieben wurde. Auf nur 65 Seiten sind alle relevanten Informationen zur DSGVO, eine Checkliste und eine Handlungsempfehlung zusammengefasst.
Laden Sie sich jetzt kostenlos die DSGVO Checkliste herunter.
Die Datenschutzverordnung ist ab dem 25.Mai 2018 anwendbar und stellt Unternehmen und datenverarbeitende Stellen vor viele neuen Herausforderungen, die bis zu diesem Datum gelöst sein müssen. Denn Verstöße gegen die DSGVO wird mit erheblichen Sanktionen begegnet.
Auszug aus der Checkliste
zur Datenschutzgrundverordnung
Über die folgende Checkliste haben Sie die Möglichkeiten selbst zu prüfen, ob Sie bereit für die Datenschutzgrundverordnung sind oder in welchen Bereichen weiterer Handlungsbedarf besteht.
Beantworten Sie sich selbst die folgenden Fragen mit Ja oder Nein.
Verantwortlichkeit im Unternehmen
Haben Sie sich als Geschäftsleitung schon mit den neuen Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz befasst und kennen Sie alle neuen Reglungen?
Haben Sie einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten bestellt?
Wurden Ihre Beschäftigten über die neuen Datenschutzreglungen informiert und/oder geschult?
Bestandsaufnahme
Haben Sie alle Ihre Geschäftsabläufe, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, in ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Verfahrensverzeichnis) aufgenommen?
Hierzu gehören insbesondere die Bereiche: Verarbeitung von Kundendaten, Bewerberdaten, Beschäftigtendaten, Daten von Kindern und Daten von Dritten als Auftragsdatenverarbeiter
Aktualisieren Sie das Verzeichnis regelmäßig?
Datenverarbeitung
Haben Sie geprüft, ob die Einwilligungen, auf die Sie eine Verarbeitung stützen, noch den neuen gesetzlichen Voraussetzungen entsprechen?
Haben Sie dies dokumentiert?
Können Sie das Vorliegen der Einwilligung bereits verarbeiteter personenbezogener Daten nachweisen?
Haben Sie Ihre Muster für Einwilligungserklärungen für Kunden, Interessenten, Bewerber usw. an die neuen gesetzlichen Anforderungen angepasst und halten Sie insbesondere die erweiterten Informationspflichten, auch zur jederzeitigen Widerrufbarkeit der Einwilligung ein?
Haben Sie ein Datenschutzmanagementsystem installiert, um sicherzustellen und den Nachweis erbringen zu können, dass Ihre Verarbeitung gemäß der DSGVO erfolgt?
... und viele weitere Themen und Fragestellungen
Die oben genannten Punkte, sowie viele weitere Fragen aus den Bereichen -Betroffenenrechte & Informationspflichten, -Datenschutz durch Technik, -Vertragsprüfung, -Datenschutzfolgenabschätzungen, -Meldepflichten und -Dokumentationen können Sie in der kostenlosen Checkliste nachlesen, die wir Ihnen gerne per Mail zusenden.
Warum Sie genau jetzt Ihre bewerbung@ E-Mail-Adresse abschaffen sollten!
Das größte Risiko bei der Verarbeitung von Bewerberdaten ist die nahezu unkontrollierbare Verwaltung, Weiterleitung und Ablage der Bewerbungsunterlagen innerhalb eines Unternehmens.
Schauen wir uns die aktuelle Situation doch einmal genauer an: Lebensläufe, Anschreiben, Zeugnisse und Bewerbungsbilder werden momentan täglich tausendfach an Unternehmen per E-Mail gesendet.
Dort gehen sie entweder in den bewerbung@... oder noch schlimmer in das info@... Postfach des Unternehmens ein. Nachts wird ein Sicherheitsbackup des Posteingangs erstellt. An nächsten Tag wird die Bewerbung von einem Mitarbeiter in der Personalabteilung bearbeitet. Das heißt die Unterlagen werden auf der Festplatte des Personalers gespeichert und alle relevanten personenbezogenen Daten des Bewerbers werden zusätzlich in einer Excel-Tabelle angelegt.
Da der Bewerber einen guten Eindruck macht, werden die Unterlagen an den Teamleiter zum Einholen eines Feedbacks per E-Mail weitergeleitet, der die Unterlagen ebenfalls auf der Festplatte seines Rechners speichert. In der Nacht wird wieder ein Backup erstellt und jetzt sind die Bewerberdaten bereits an fünf unterschiedlichen Stellen innerhalb eines Unternehmens gespeichert.
Wenn die Unterlagen jetzt noch ein paarmal weitergeleitet werden, merken Sie, dass die Orte absolut unkontrollierbar werden, an denen sie gespeichert, abgelegt oder verarbeitet wurden...
…und schon sind Sie in der Datenschutzfalle!
Denn Bewerber haben ab dem 25.Mai 2018 ein Auskunftsrecht, wo Ihre Daten gespeichert werden und wie Sie weiterverarbeitet wurden. Zusätzlich haben sie sogar ein Recht auf Löschung, dies bedeutet, dass Ihr Unternehmen ALLE Bewerbungsunterlagen auf allen Systemen, Servern und Festplatten entfernen muss und das nachweislich bei jedem Kollegen, der sie in dem gesamten Recruiting-Prozess gespeichert haben könnte.
Die drohenden Strafen, die bei Missachtung fällig werden, belaufen sich auf bis zu 4% des weltweiten Umsatzes des jeweiligen Unternehmens!
Unsere Handlungsempfehlung für Sie!
Alle Verfahren, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, sind dahingehend zu überprüfen, ob es einen Anpassungsbedarf im Hinblick auf die DSGVO gibt.
Dies betrifft insbesondere die rechtlichen, technischen und organisatorischen Bereiche in Ihrem Unternehmen!
1.) IST-Zustand: Bestandsaufnahme
Aktuelle Prozesse
Rechtsgrundlagen
Datenschutzorganisation
Dienstleistungsbeziehungen
Dokumentation
2.) Soll-Zustand: Handlungsbedarf ermitteln + Analyse
Betroffenenrechte
Data Protection by Design
Dokumentationspflichten
Datenschutzfolgeabschätzungen
Meldepflichten
3.) Umsetzung
Anpassung der betroffenen Prozesse und Strukturen
Dokumentation der Datenverarbeitungsprozesse
Anpassungen der Datenschutzerklärungen
Prozesse für Widerruf und Einwilligung erstellen
und besonders wichtig!
Prozessimplementierung von Informationspflichten, Betroffenenrechten und Löschkonzepten!
Prüfen Sie bitte auch, inwieweit ein automatisiertes System mit einem zentralen Datenspeicher, wie z.B. der Connectoor, Sie zumindest im Bereich der Personalbeschaffung bei der Einhaltung der DSGVO Datenschutzbestimmungen unterstützen kann.
Die oben genannten Punkte sind nur AUSZÜGE aus der Handlungsempfehlung aus dem Buch "DSGVO für Unternehmer" von Rechtsanwalt Guido Kluck LL.M.
Gerne können Sie über uns dieses Buch zu Sonderkonditionen beziehen und auf 56 Seiten, leicht verständlich und auf Unternehmen zugeschnitten, die wichtigsten Punkte der DSGVO nachlesen.
Mit Connectoor mehr und bessere Bewerber finden
Ob über die eigene Karriere-Homepage, Soziale-Netzwerke, oder Online-Stellenbörsen – der Connectoor übernimmt automatisch die Veröffentlichung Ihrer Ausschreibungen wo Sie es wünschen. Alle Bewerber werden übersichtlich in das Bewerbermanagement-Tool geladen und stehen Ihnen und Ihrem Team im Connectoor online zur Verfügung. Und sollten Sie professionelle Unterstützung benötigen, helfen Ihnen unsere Personalberater und HR-Consultants bei der Realisierung Ihrer Recruitingziele.
Mit dem Connectoor die Personalbeschaffung preiswerter, einfacher und schneller realisieren.
Datenschutz
Unsere Server im Rechenzentrum werden ausschließlich mit Strom aus regenerativen Quellen betrieben. Umweltpartner ist die TÜV-zertifizierte NaturEnergie AG, die grünen Strom aus 100 Prozent kohlendioxidfreier und umweltfreundlicher Wasserkraft erzeugt. 0% CO2-Emmisionen
Ihr Oliver Reinsch
Geschäftsführer Connectoor / jobEconomy GmbH