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HR-Wissen

Kunden-Erfolgsgeschichte: Blockheizkraftwerks- Träger- und Betreibergesellschaft mbH (BTB)

Olga Dobriakova

Geschrieben von

Über das Unternehmen:

Fakten:

MA: 180 Mitarbeiter:innen

Industrie: Energie

Die Blockheizkraftwerks- Träger- und Betreibergesellschaft mbH (BTB) ist ein spezialisiertes Unternehmen, das sich auf die Entwicklung, Installation und den Betrieb von Blockheizkraftwerken (BHKW) konzentriert, um eine effiziente und nachhaltige Energieversorgung sicherzustellen. Das engagierte Team setzt sich dafür ein, durch maßgeschneiderte Lösungen eine umweltfreundlichere Energieerzeugung zu ermöglichen und damit zur Erreichung der Klimaziele beizutragen.

Herausforderungen

  • Aufwändiges Bewerbermanagement durch manuelle Prozesse
  • Zeitintensive Absprachen im Team beim Auswahlprozess
  • Verlängerte Wartezeiten bei Rückmeldungen an Bewerber:innen

BTB stand von der Herausforderungen mit manuellen Recruiting-Prozessen, die das Personalteam viel Zeit und Aufwand gekostet haben. Die Bewerbungen wurden überwiegend per E-Mail eingereicht, innerhalb des Teams weitergeleitet, per E-Mail mit Kommentaren abgesprochen und dann einzeln in Excel-Listen erfasst und bearbeitet. Dieser Prozess war zeitaufwendig und ineffizient. Was für das Personalteam längere Absprachen, verlorenen Überblick an Bewerbungen, zeitaufwendiges Bewerbermanagement hieß und für Bewerber:innen längere Wartezeiten an Rückmeldungen.

Zudem mussten die zuständigen Führungskräfte und der Betriebsrat regelmäßig in die Personalabteilung fahren, um die Bewerbungen einzusehen. Dieser Prozess war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch umständlich. Darüber hinaus führte die manuelle und aufwendige Bearbeitung dazu, dass Bewerber:innen oft lange auf Rückmeldungen warten mussten. Dies konnte zu Frustrationen führen und potenzielle Kandidat:innen abschrecken.

"Damals habe ich die Bewerbung per E-Mail erhalten und an meine Kolleginnen und Kollegen weitergeleitet. Drei bis vier Personen haben nach und nach ihre E-Mails gesendet, was eine Menge Zeit in Anspruch nahm und ich musste alle Rückmeldungen sammeln und sortieren." - Bianca Strzeletz, Assistentin Personalmanagement

Die BTB suchte daher nach einem Tool, das den gesamten Bewerbungsprozess auf einer Plattform vereint, die Recruiting-Prozesse digitalisiert sowie  erleichtert und die verbundene Kommunikation zwischen allen Beteiligten effizienter gestaltet.

Lösung

  • Digitale Bewerbermanagement-Plattform mit Übersicht und Management aller eingegangenen Bewerbungen
  • Recruiting-Teams: Nur die Beteiligten im Auswahlprozess dürfen die Bewerbungen ansehen, die eine Zuweisung dafür bekommen haben
  • E-Mail-Vorlagen und automatische Eingangsbestätigungen für schnellere Kommunikation mit Bewerber:innen
  • Vereinfachte Kommunikation zwischen Beteiligten mit Kommentarfunktionen zu den Bewerbungen
  • Multiposting: Mit wenigen Klicks kann man die Stellenanzeige schon auf kostenlosen Plattformen veröffentlichen
  • Automatische Veröffentlichung und Aktualisierung der Stellenanzeigen auf der Webseite
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Bianca Strzeletz
Assistentin Personalmanagement

"Ich habe alle Bewerberinnen und Bewerber mit ihren Unterlagen im System und kann sie an alle verteilen, die sie sehen sollen.

Dies ist möglich, da ich ein entsprechendes Recruitingteam angelegt und zugewiesen habe, da
s die Informationen einsehen kann. Dies bedeutet, dass nicht jeder die Informationen einsehen kann, sondern nur ein ausgewählter Kreis. Das ist einfach perfekt.

Das Team muss sich keine Sorgen um den Datenschutz machen, da alles im System enthalten ist. Wir werden nicht mit E-Mails überflutet, außer der Benachrichtigung, dass neue Informationen im System vorhanden sind. Das ist einfach großartig.
"

Um die Herausforderungen der BTB zu bewältigen, wurde der Connectoor eingeführt. Mit der Recruiting-Software konnten die Bewerbermanagement-Prozesse digitalisiert und automatisiert werden, was sowohl Zeit als auch Kosten einsparte.

Mit dem Connectoor wurden die Recruiting-Prozesse, von der Veröffentlichung der Stellenanzeigen bis zur Einstellung, vereinfacht und beschleunigt. Durch die zentrale Bewerbermanagement-Plattform war es möglich, die eingehenden Bewerbungen einfacher zu verwalten und die Kommunikation mit Bewerber:innen durch vorfertigte E-Mail-Vorlagen zu verbessern.

Die Verbesserung des Bewerbermanagements führte dazu, dass die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen innerhalb der Organisation erleichtert wurde.

Jetzt ist alles an einem Ort, im Connectoor: meine Kolleginnen und Kollegen hinterlassen Kommentare, ob wir die Person einladen / ablehnen sollen oder ob noch bestimmte Unterlagen fehlen. Und ich kann ganz einfach eine Einladung oder Absage per E-Mail verschicken. Ich benutze den Connectoor so gerne, ich liebe dieses System.“ - Bianca Strzeletz, Assistentin Personalmanagement.

Ergebnisse

  • Digitalisierung & Automatisierung der Recruiting-Prozesse
  • Verbesserte Kommunikation zwischen Abteilungen
  • Verbesserte Kommunikation mit Bewerber:innen
  • Zeit und Aufwandsersparnis
  • Kostenersparnis

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