Absagen auf Bewerbungen sind ein schwieriges, aber notwendiges Übel im Recruiting-Prozess. Sie verursachen Enttäuschung, manchmal sogar Ärger bei den Bewerber:innen. Doch ein gut formuliertes Absageschreiben kann dazu beitragen, das Employer Branding Ihres Unternehmens zu stärken und einen nachhaltigen positiven Eindruck zu hinterlassen.

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Inhalt

Wie beeinflusst eine Absage Ihr Employer Branding?
Absage im Recruiting-Prozess
Reaktionszeit bei Absagen
So formulieren Sie eine freundliche Absage
Ermutigen Sie die Bewerber:innen
Geben Sie Feedback
Rechtliche Aspekte: Worauf sollten Sie noch achten?
Auch mit Job-Absagen ein attraktives Unternehmen bleiben

Wie beeinflusst eine Absage Ihr Employer Branding?

Jede Interaktion, die Ihr Unternehmen mit Bewerber:innen hat, ob es sich um ein Vorstellungsgespräch, eine E-Mail oder sogar eine Absage handelt, prägt Ihr Unternehmen-Image.

Eine Absage, die professionell und respektvoll formuliert ist, kann trotz der enttäuschenden Nachricht einen positiven Eindruck hinterlassen. Sie signalisiert, dass Ihr Unternehmen die investierte Zeit und Mühe der Bewerber:innen wertschätzt und sich für eine offene Kommunikation einsetzt.

Dieser Ansatz kann dazu beitragen, eine positive Beziehung zu den Bewerber:innen aufrechtzuerhalten, selbst wenn sie aktuell nicht für eine Position in Betracht gezogen werden können. Sie könnten in der Zukunft für eine andere Position geeignet sein, oder sie könnten ihre positive Erfahrung in ihrem Netzwerk teilen, was Ihre Arbeitgebermarke stärkt.

Eine schlecht formulierte oder unpersönliche Absage kann das Gegenteil bewirken und einen schlechten Schatten auf das Image Ihres Unternehmens werfen.

Dies kann die magische Anziehungskraft Ihres Unternehmens auf talentierte Kandidat:innen schwächen und letztendlich Ihren Erfolgspfad trüben. Deshalb ist es wichtig, jede Absage sorgfältig zu überdenken und mit Sorgfalt und Respekt zu formulieren, sodass Ihr Unternehmen im besten Licht erstrahlt.

Absage im Recruiting-Prozess

Wann bekommen die Kandidat:innen eine Absage?

Im Recruiting möchte man die richtige Person für die Stelle finden, und daher kommt es häufig vor, dass ungeeignete Kandidat:innen einfach ignoriert werden.

Obwohl das Schreiben einer Absage häufig Zeit kostet, lohnt es sich, eine korrekte Absage zu verfassen. Und das nicht nur, weil es die Wertschätzung zeigt, die Bewerber:innen verdient haben.

Eine wertschätzende Kommunikation kann sich auf zukünftige Einstellungen auswirken und eine positive Mundpropaganda erzeugen. Denn die Bewerber:innen teilen ihre Bewerbungserfahrungen mit Freunden und (ehemaligen) Kolleg:innen.

Die Absage sollte nie als eine Art nachträglicher Gedanke oder als unangenehme Pflicht betrachtet werden, die erst erfüllt wird, wenn der:die ideale Kandidat:in gefunden wurde.

Sie ist vielmehr ein integraler Bestandteil des gesamten Prozesses und sollte sorgfältig und zeitnah an jedem einzelnen Touchpoint erfolgen.

Hier sind einige wichtige Touchpoints im Bewerbungsprozess, an denen Sie eine Absage in Betracht ziehen sollten:

Nach der Sichtung: Sobald Sie die eingegangenen Bewerbungen gesichtet haben und feststellen, dass einige Kandidat:innen offensichtlich nicht den Anforderungen entsprechen, ist es angebracht, eine Absage zu senden. Dies zeigt den Bewerber:innen, dass Sie ihre Bewerbung ernst genommen und geprüft haben.

Nach dem Kennenlernen-Gespräch: Auch nach einem ersten Kennenlernen-Gespräch kann es sein, dass Sie entscheiden, dass der/die Bewerber:in nicht in Ihr Unternehmen passt. Eine rasche, wohlformulierte Absage vermittelt Respekt und Wertschätzung für die investierte Zeit und Mühe.

Nach dem Interview: Auch nach einem intensiven Interview kann es sein, dass Sie entscheiden, dass der/die Kandidat:in nicht die richtige Person für die Stelle ist. Eine zeitnahe Absage ist hier besonders wichtig, da der/die Bewerber:in wahrscheinlich gespannt auf Feedback wartet.

Einladung zum Talentpool: Selbst wenn ein:e Kandidat:in nicht für die aktuelle Position geeignet ist, könnten sie dennoch für zukünftige Stellenbesetzungen in Betracht gezogen werden. In diesem Fall sollte Ihre "Absage" eher eine Einladung sein, Teil Ihres Talentpools zu werden, und diese Kandidat:innen über zukünftige Möglichkeiten auf dem Laufenden zu halten.

Reaktionszeit bei Absagen

Die Absage sollte nicht einfach irgendwann nach einigen Monaten geschrieben werden, wenn die Kandidat:innen Sie schon vergessen haben, sondern so schnell wie möglich. Denn auf der anderen Seite warten Menschen auf Ihre Rückmeldung.

Idealerweise sollten Sie eine Absage innerhalb von ein bis zwei Wochen nach dem jeweiligen Touchpoint im Bewerbungsprozess schreiben.

Dies zeigt nicht nur Respekt für die Zeit und Anstrengungen der Kandidat:innen, sondern vermeidet auch Unsicherheit und Frustration auf ihrer Seite.

In manchen Fällen können interne Prozesse oder unvorhergesehene Umstände dazu führen, dass die Entscheidung länger dauert. Auch in solchen Situationen ist Transparenz der Schlüssel.

Informieren Sie die Bewerber:innen darüber, dass es länger dauern wird, um ihre Bewerbung zu bearbeiten, und geben Sie, wenn möglich, einen Zeitrahmen an, in dem sie mit einer Rückmeldung rechnen können.

So formulieren Sie eine freundliche Absage

Job-Absagen Muster-Vorlagen

Hier sind die Mustervorlagen für die Orientierung, die Sie natürlich auch individuell an Ihre Arbeitgebermarke anpassen können:

Nach der Sichtung der Bewerbung

Betreff: Vielen Dank für Ihr Interesse - [Position] bei [Ihre Firma]

Hallo Frau/Herr [Nachname],

wir bedanken uns für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse, in unserem Unternehmen als [Position] arbeiten zu wollen.

Heute müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir uns für eine andere Bewerbung entschieden haben. Wir bitten um Ihr Verständnis, dass bei so vielen guten und qualifizierten Bewerbungen am Ende nur Nuancen entscheidend sind.

Wir bedanken uns für das von Ihnen entgegengebrachte Vertrauen und wünschen Ihnen für Ihre berufliche und private Zukunft alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name][Ihre Position][Ihre Firma]

Nach dem Kennenlernen-Gespräch

Betreff: Vielen Dank für Ihr Interesse - [Position] bei  [Ihre Firma]

Hallo Frau/Herr [Nachname],

wir möchten uns erneut für Ihre Bewerbung und Ihr Interesse in unserem Unternehmen als [Position] arbeiten zu wollen bedanken.

Heute müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir uns für eine andere Bewerbung entschieden haben.

Nach unserem ausführlichen persönlichen Gespräch kamen wir zu dem Schluss, dass wir nicht der passende Arbeitgeber für Sie sind. Wir bitten um Ihr Verständnis, dass bei so vielen guten und qualifizierten Bewerbungen am Ende nur Nuancen entscheidend sind.

Wir bedanken uns für das von Ihnen entgegengebrachte Vertrauen und wünschen Ihnen für Ihre berufliche und private Zukunft alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Position]
[Ihre Firma]

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Ermutigen Sie die Bewerber:innen

Wenn Sie Bewerber:innen eine Absage schicken, ist es wichtig, den Fokus auf die positiven Aspekte zu legen und ihnen dabei zu helfen, das Gefühl des Misserfolgs zu überwinden.

Anstatt nur zu sagen, dass sie die Stelle nicht bekommen haben, können Sie ihnen auch für ihre Zeit danken, ihre Stärken hervorheben und sie ermutigen, sich in der Zukunft erneut zu bewerben.

Ein Beispiel könnte so aussehen: "Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und die Zeit, die Sie in den Bewerbungsprozess investiert haben. Wir waren beeindruckt von Ihren Qualifikationen und Fähigkeiten. Leider haben wir uns für eine:n Kandidat:in entschieden, dessen Profil genauer zu den spezifischen Anforderungen der Position passt. Aber das bedeutet nicht, dass Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen nicht geschätzt werden. Wir ermutigen Sie, sich in der Zukunft erneut bei uns zu bewerben und wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer weiteren Jobsuche."

Geben Sie Feedback

In der heutigen Zeit, die von Massenkommunikation geprägt ist, kann eine persönliche Note in Ihrem Absageschreiben den Eindruck, den Ihr Unternehmen hinterlässt, wesentlich verbessern.

Indem Sie spezifisches, ehrliches Feedback bieten, stärken Sie Ihre Arbeitgebermarke und signalisieren Wertschätzung gegenüber den Bewerber:innen.

Das Anbieten von konkretem Feedback, sei es hinsichtlich der Fähigkeiten oder Branchenerfahrung der Bewerber:innen, fördert die Personalisierung.

Sollten Sie zum Beispiel eine Person ablehnen, weil Sie jemanden mit detaillierteren Branchenkenntnissen suchen, teilen Sie diese Information mit.

Hierbei ist es wichtig, die Wertschätzung für die Bewerbung und die Stärken der Person hervorzuheben und gleichzeitig zu verdeutlichen, warum eine andere Bewerbung besser zur aktuellen Position passt.

Ein Muster zur Orientierung könnte so aussehen:

"Vielen Dank für Ihr Interesse an unserem Unternehmen und die in Ihre Bewerbung investierte Zeit. Wir waren beeindruckt von Ihrem Hintergrund und Ihren Fähigkeiten. Für die spezifische Position, die wir besetzen möchten, haben wir uns jedoch für eine:n Kandidat:in mit ausführlicherer Erfahrung in der XYZ-Branche entschieden. Dies mindert jedoch keineswegs den Wert Ihrer Fähigkeiten und Ihrer Erfahrung. Bitte sehen Sie unsere Entscheidung nicht als Beurteilung Ihrer Qualifikationen, sondern als eine Entscheidung, die auf den spezifischen Anforderungen dieser speziellen Position basiert."

Rechtliche Aspekte: Worauf sollten Sie noch achten?

Wenn Sie Bewerbungen absagen, ist es wichtig, die rechtlichen Aspekte des Prozesses zu berücksichtigen. Hier sind einige Punkte, auf die Sie achten sollten:

Datenschutz: Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind Sie verpflichtet, personenbezogene Daten der Bewerber:innen zu schützen und korrekt zu verarbeiten. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen vertraulich behandelt und nach Abschluss des Bewerbungsprozesses angemessen gelöscht werden. Mit dem Connectoor E-Recruiting System sind Sie in diesem Punkt doppelt abgesichert. Zum einen werden die Bewerbungsdaten für eine gewisse Zeit nach der Absage in eine Art "Quarantäne" geschlossen und erst im Anschluss entpersonalisiert. Somit können Sie z.B. für eventuelle Gerichtsverfahren auf diese im Bedarfsfall wieder durch unseren Support zugreifen.

Diskriminierung: Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verbietet Diskriminierung aufgrund von Geschlecht, Alter, ethnischer Herkunft, Religion, Behinderung, sexueller Orientierung oder Weltanschauung. Stellen Sie sicher, dass Ihre Absage nicht diskriminierend wirkt. Vermeiden Sie Formulierungen, die den Anschein erwecken könnten, dass Ihre Entscheidung auf einem dieser Merkmale basiert.

Transparenz und Begründung: Sie sind nicht verpflichtet, den genauen Grund für eine Absage anzugeben. Sollten Sie sich jedoch dafür entscheiden, muss Ihre Begründung mit den Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle übereinstimmen.

Fristen: Beachten Sie gesetzliche Fristen, wie etwa die Frist für die Rücksendung von Bewerbungsunterlagen oder die Aufbewahrung von Daten. Wenn Sie Bewerber:innen um Erlaubnis bitten, ihre Daten für eine bestimmte Zeit aufzubewahren, um sie für zukünftige Stellen in Betracht zu ziehen (beispielsweise in einem Talentpool), müssen Sie klarstellen, wie lange diese Daten gespeichert werden und dass Bewerber:innen das Recht haben, diese Zustimmung jederzeit zu widerrufen. Es ist immer wichtig, die aktuelle Gesetzgebung zu beachten und ggf. rechtlichen Rat einzuholen, um sicherzustellen, dass Ihr Prozess rechtlich einwandfrei ist.

Auch mit Job-Absagen ein attraktives Unternehmen bleiben

Jede Interaktion mit Bewerber:innen beeinflusst Ihr Employer Branding.

Vergessene oder falsch formulierte Absagen können dabei das Image Ihres Unternehmens schädigen. Bewerber:innen sprechen mit ihren Freunden und Kolleg:innen über ihre Erfahrungen, und durch Mundpropaganda verbreiten sich diese Nachrichten schnell.

Darüber hinaus haben Bewerber:innen die Möglichkeit, ihre Bewerbungserfahrungen auf Plattformen wie kununu zu teilen, was Ihre Unternehmensreputation auch online beeinflusst.

Wertschätzende Kommunikation ist das A und O eines modernen Unternehmens. Mit passend formulierten Absagen, personalisiertem Einsatz und freundlichem Auftreten können Sie nicht nur Ihr Employer Branding verbessern, sondern auch Talente für Ihr Unternehmen leichter gewinnen.

Durch eine respektvolle und transparente Kommunikation signalisieren Sie, dass Sie jede:n Bewerber:in ernst nehmen - unabhängig vom Ausgang des Bewerbungsprozesses. So bleiben Sie auch in den Augen derjenigen attraktiv, die es dieses Mal nicht in Ihr Team geschafft haben.

Mit einer bewerberfreundlichen Erfahrung zum erfolgreichen Unternehmen

Von der Bewerbung bis zur Einstellung sollte jeder Schritt der Bewerber:innen eine positive und zügige Erfahrung sein. E-Mail-Vorlagen, automatische Benachrichtigungen und schnelle Kommunikation - mit einem Bewerbermanagement-System können Sie Ihr Recruiting vereinfachen und sicherstellen, dass keine Bewerber:innen vergessen werden.

Ein effizientes Bewerbermanagement-System hilft Ihnen nicht nur dabei, den Überblick zu behalten, sondern kann auch Ihre Reaktionszeiten verbessern und dadurch die Zufriedenheit der Bewerber:innen steigern. Automatisierte Prozesse und Vorlagen sorgen für eine reibungslose Kommunikation und sparen gleichzeitig wertvolle Ressourcen.